Dengan VBA Excel, Pekerjaan Jadi Jauh Lebih Mudah

Dalam pekerjaan kita sehari-hari yang bergelut dengan data, sering kali kita melakukan pekerjaan yang berulang. Maksudnya apa? maksudnya kita menginput data yang sama lebih dari 1 kali. Dalam konsep Cost of Quality ataupun Business Process Reenginering, hal ini disebut waste, buang-buang waktu dan tenaga, tidak efisien.
Nah, dengan menggunakan VBA, kita bisa membuat sistem yang jauh lebih efisien, kita cukup memasukkan data 1 kali maka semuanya sudah bisa terupdate. Atau bisa juga dengan sekali klik, maka pekerjaan yang seharusnya dilakukan secara bertahap bisa kita lakukan sekaligus.
Berikut ini beberapa pekerjaan kecil yang biasanya merepotkan dan sering menjadi masalah berubah menjadi pekerjaan yang sangat mudah.

1. Training Record
Bagi kalian yang menjalankan sistem ISO, apapun itu, pasti ada requirement mengenai human resource atau kompetensi. Dalam clausa itu biasanya kita diminta membuat Training Need Analysis, Implementasi Training, Training Record. Yang sering menjadi masalah dengan banyaknya jumlah karyawan adalah Employee Training Record yang tidak terupdate. Sering saat audit Employee Record ini jadi temuan.
Yang harus dilakukan oleh ADM training biasanya seperti ini:
Pelaksanaan Training - Input Daftar hadir untuk dilaporkan kemasing-masing departemen - mengupdate Implementasi TNA - Awal bulan berikutnya membuat laporan jam training. Ya, employee record tidak diupdate!
Dengan VBA, maka prosesnya dibuat lebih sederhana. Cukup input daftar hadir, selesai!

Penyederhanaan proses kerja ini bisa dilakukan dengan memanfaatkan data yang sebenarnya sudah ada.
Dengan VBA, input daftar hadir pun jadi sangat mudah, bahkan hampir tidak menggunakan keyboard, cukup dengan mouse!

Bahkan untuk menghitung jam training, cukup dengan sekali klik!

Mungkin kalian akan mengatakan, lho bukannya pakai pivot table bisa untuk menghitung jam training? kalau untuk menghitung total jam training sih bisa, tapi kalau untuk menghitung total jam training per orang per departemen? tak bisa karena harus membagi total jam dengan total jumlah karyawan per departemen.

2. Kalibrasi
Yang sering menjadi temuan saat audit adalah masterlist peralatan departemen yang tidak diupdate. Seharusnya ketika sudah dibuat sertifikat kalibrasi, masterlist segera diupdate.
Selama ini proses dokumentasi Kalibrasi adalah sebegai berikut:
Kalibrasi - Mengolah Raw Data - Pembuatan Sertifikat - Pembuatan stiker kalibrasi - Update Masterlist peralatan.
Dari mengolah Raw Data hingga UPdate Masterlist Peralatan ini ada beberapa data yang harus diinput berulang, contoh: data kalibrator master, rincian spesifikasi alat, nama personil yang mengkalibrasi dan lain-lain.
Nah dengan VBA, pekerjaan input data cukup sampai di pembuatan Sertifikat!

Ya, masterlist dan stiker kan sebenarnya cuma mengambil data yang sudah ada.
Sekali lagi, kalau untuk membuat master list peralatan mungkin bisa menggunakan vlookup atau kombinasi formula yang lainnya, tetapi kalau mau menampilkan data seperti berikut ini gimana hayo?

Banyak alat yang mempunyai spesifikasi yang harus ditulis dalam cell yang berbeda. Memang bisa sih menjadikannya dalam satu cell dengan merubah penulisannya jadi nyambung, itu sudah saya coba, tapi tampilannya masih harus disesuaikan lagi. Tapi dengan VBA ini, tampilannya tak perlu dirubah tinggal print, semuanya bisa dilakukan dengan VBA.

3. Rekap Cuti
Bayangkan kalau kalian harus mendata cuti ribuan orang dengan hanya mengandalkan fungsi sort untuk mengetahui rekap cuti seseorang? pasti bikin pusing. Apalagi harus menghitung setiap periode cuti, mungkin bisa bikin stress :D
Dengan VBA, cukup dengan mengisi NIK dan klik! selesai!

Lho hasilnya kok gak karu-karuan gitu? itu tergantung dengan datanya, kalau datanya benar, hasilnya juga akan benar kok. Dia bisa menghitung setiap periode cuti, orang itu telah mengambil hak cuti berapa, sisa berapa dan mungkin hutang cuti berapa. Bahkan program ini akan mengecek apakah ada memo permohonan perpanjangan masa cuti atau tidak, kalau ada memo perpanjangan, maka tanggal cuti hangus akan diupdate sesuai dengan memo itu. Tak pusing lagi kan?

Memang semuanya bisa lebih mudah kalau ditempat kalian sudah ada database dan menggunakan aplikasi yang dibuat oleh programmer. Tapi kalian jangan berkecil hati kalau ditempat kerja kalian tak ada bagian programmer, kalian bisa membuatnya sendiri dengan VBA, tanpa perlu install software tambahan karena sudah ada di Microsoft Office.

Apakah kalian merasa pernah harus menginput data 2 kali? jika kalian merasa pernah, itu berarti peluang bagi kalian untuk membuat jadi sederhana.

Ingin pekerjaan kalian lebih sederhana dan mudah?
Hubungi :
aremacracker@gmail.com